Sinds 2005 publiceer ik over mijn vakgebied. In mijn huidige vakgebied begon dat destijds met een artikel over de elektronische overheid. Daarna volgden ook publicaties over proces- en informatiearchitectuur. En de laatste jaren schrijf ik met de blik van een proces- en informatiearchitect over de digitale variant van informatie- en archiefbeheer.
Verder zitten er ook twee interviews tussen, en helemaal onderaan staat een publicatie uit een periode waarin ik nog niet op landelijk niveau actief was en andersoortige rollen invulde bij de provincie Zuid-Holland.
In chronologische volgorde van recent naar ouder.
Bewaren bij de bron en Common Ground (Archievenblad, 2022 nr. 2)
In de gemeentelijke bestuurslaag is bewaren bij de bron verbonden met de informatiekundige visie Common Ground. Sinds 2017 werken betrokken partijen aan een hierop gebaseerde, meer flexibele opzet van de gemeentelijke informatievoorziening. Het leidend principe is om gegevens niet langer van het ene naar het andere systeem te kopiëren, maar te gaan werken met één bron. Schiet dat al op, is de centrale vraag in deze publicatie. Wat is er inmiddels uitgewerkt, zijn er al concrete resultaten en wat betekent deze visie voor het archiefveld?
Bewaren bij de bron (Archievenblad, 2022 nr. 1)
Het bewaren van archief bij de bron is een actueel onderwerp geworden. Zeggen dat het een betere optie is dan bewaren waar we dat gewend waren, is een trend. Maar in de praktijk zo ook gaan werken, dat blijft nog achter. Waarom? Wat houdt bewaren bij de bron in? Zijn we er al klaar voor? Waarover moeten we nadenken? Wat is belangrijk bij het maken van een verantwoorde keuze? Dit artikel is een verkenning van het onderwerp en zet een en ander in perspectief.
Een blik op de nieuwe norm NEN-ISO 16175-1 (Archievenblad, 2021 nr. 6)
In 2021 is de NEN 2082:2008 vervangen door de nieuwe norm NEN-ISO 16175-1:2020, eerst met een Engelstalige versie en recent ook met een Nederlandstalige versie. De 2082 bevatte eisen voor archieffunctionaliteit in programmatuur en werd gebruikt bij de aanschaf en ontwikkeling van archiefsystemen. De nieuwe 16175-1 gaat over ‘functional requirements for any applications that manage digital records’. Dat zijn dus eisen voor álle applicaties waarin sprake is van archiefbeheer. Deze publicatie vertelt over het verhaal achter de 16175-serie en de 2082, schetst kort de inhoud van de 16175-1 en gaat vervolgens in op twee onderwerpen die verbonden zijn met het brede toepassingsgebied van de norm.
Nut en noodzaak van normen (interview voor het Archievenblad, 2018)
De NEN-commissie voor Informatie- en archiefmanagement heeft een overzicht gemaakt van de onder deze commissie vallende normen. Twee leden vertellen over het belang van die normen, de complexiteit van het vakgebied en het gemaakte overzicht.
Ontzorgen met Archivering by Design (Od, 2017)
De Archivering-by-Design-benadering wordt wel uitgelegd als het meenemen van de eisen in de Archiefwet bij het ontwerpen van nieuwe informatiesystemen. Is dat voldoende in het streven naar beter archiveren? De auteur beschrijft een verdergaande invulling van de Archivering-by-Design-benadering, na eerst een analyse van wat het op te lossen probleem is.
Over de wereld van metagegevens, met een stamboomoverzicht van de belangrijkste metagegevensstandaarden en een interview met de gemeente Rotterdam over hun ervaringen met onder andere het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden oftewel het TMLO.
De toekomst van archiefinstellingen (Od, 2017)
Digitalisering maakt dat de bedrijfsvoering van overheden in beweging is. Daar horen grote en nieuwe vragen bij, waaronder die over de toekomst van regionale archiefinstellingen. Welke diensten willen en kunnen die instellingen in de toekomst leveren? En nog belangrijker: waaraan hebben hun klanten, de decentrale overheden, dan behoefte? De auteurs, onder wie twee directeuren van een regionale archiefinstelling, verkennen de (mogelijke) antwoorden op deze vragen.
Nut en doel van e-depotvoorzieningen (Od, 2017)
Nieuwe inhoud van GEMMA, de gemeentelijke referentiearchitectuur, over e-depotvoorzieningen nuanceert de gedachte dat een e-depotvoorziening nu al de oplossing is voor het bewaren van álle informatie.
De TED-methode (Archievenblad, 2017)
Boekbespreking. Over effectief een verhaal vertellen. Van de directeur van TED, de organisatie achter de wereldwijd bekende TED-congressen.
Het nieuwe leren (Od, 2017)
Als alles verandert en blijft veranderen, zoals in de wereld van informatie- en archiefbeheer, zijn we dan nog wel een keer klaar met leren? Nee. De nieuwe medewerker blijft leren en is in staat daar zelf vorm en invulling aan te geven. Wie daartoe niet in staat is, krijgt het lastig in de nieuwe wereld.Vragenlijsten nieuwe stijl (Archievenblad, 2016)
Over vragenlijsten die nog steeds gaan over de vraag hoe en hoe goed een organisatie archiveert, maar toch anders zijn omdat ze gericht zijn op de klanten van archivering. Die klanten zijn de business (producer én consumer) en burgers en bedrijven (consumers).
Aanvulling op de gemeentelijke baseline (Od, 2016)
Over de eerste resultaten van het traject voor een addendum bij de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Die resultaten zijn onderdeel van GEMMA, de gemeentelijke referentiearchitectuur, en vastgesteld door de VNG adviescommissie Archieven. Nieuw is onder andere een conceptueel model voor informatiebeheer.
Betere toegang tot publieke informatie (Od, 2016)
Over het initiatiefwetsvoorstel Open overheid, de politieke context van dat voorstel en de consequenties voor overheidsorganisaties bij invoering ervan (als de Eerste Kamer instemt).
Een van de doelen van het archiveren van overheidsinformatie is dat burgers die informatie ook kunnen raadplegen. Het voorstel voor de nieuwe Wet open overheid, de Woo, zou de toegang tot publieke informatie moeten verbeteren. De auteur schetst de politieke context van het wetsvoorstel, de inhoud en wat dat betekent voor bestuursorganen als de wet doorgaat.
Open overheid weer stap dichterbij (InGovernment, 2016)
Over het wetsvoorstel Open overheid en de consequenties voor overheidsorganisaties (als ook de Eerste Kamer instemt).
Zoek de verbinding (Od, 2015)
Archief, DIV en ICT. Vaak zijn het nog eilanden. Digitalisering van informatie- en archiefbeheer maakt het nodig verder te kijken. Verhuizen naar het vasteland is niet nodig. Het gaat erom hoe je kijkt en handelt. Is alleen het eigen eiland in beeld of ook de andere eilanden? De digitalisering van het vakgebied vergt dat we gaan samenwerken. De auteur benoemt drie te maken verbindingen.
De nieuwe Omgevingswet (Od, 2015)
De nieuwe Omgevingswet is in aantocht met daarin ‘regels over het beschermen en benutten van de fysieke leefomgeving’. De inwerkingtreding van de wet is gepland voor 2018. Maar de systemen en koppelingen die ervoor nodig zijn, moeten deels nog ontwikkeld worden. Dat geldt ook voor het inrichten van het informatie- en archiefbeheer. De auteur legt uit wat er op ons af komt.
Vullen en archiveren van een zaakdossier (Od, 2015)
Eind 2011 publiceerde KING de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. In deel 2b stond de integratie van dossiervorming, archivering en zaakgericht werken centraal. Zo bevatte het een concept voor het vullen en archiveren van een digitaal zaakdossier. De auteur, destijds al betrokken bij de baseline, heeft dat concept aangescherpt met als resultaat een nieuwe ‘architectuurplaat’.
De wereld van NORA (Od, 2014)
Van NORA, de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur, is het nieuwe katern ‘Verbinden’ gepubliceerd. Maar wat is dat eigenlijk, NORA? En waar gaat informatiearchitectuur over? De auteur biedt de lezer een blik in de wereld van NORA en presenteert enkele van de onderwerpen uit het nieuwe katern.
De open overheid en archivering (Od, 2013)
Dat er problemen zijn met de uitvoering van de huidige Wet openbaarheid bestuur zal velen bekend zijn. Maar hoe staat het met het streven naar actieve openbaarmaking? De auteur schetst de ontwikkelingen op dit terrein, waaronder de recente publicatie van de kabinetsvisie Open Overheid, én hij verbindt het onderwerp met archiveren.
Zaakgericht werken in ketens (Od, 2013)
Zaakgericht werken is goed uitgewerkt voor gebruik binnen een organisatie. Dat is minder het geval voor zaakgericht samenwerken. Willen organisaties hun processen en informatiehuishouding daarvoor inrichten, dan stuiten zij op nieuwe uitdagingen. De auteur verkent het terrein en schetst hier en daar een eerste oplossingsrichting.
Baseline Informatiehuishouding Gemeenten (aflevering 0, Od, 2011)
Er was al een Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid, vorig jaar publiceerde het IPO haar Provinciale Baseline Informatiehuishouding en nu wordt er dan gewerkt aan een Baseline Informatiehuishouding voor de gemeentelijke bestuurslaag. Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) is daarvoor verantwoordelijk, in opdracht van de VNGen het ministerie van BZK. De auteurs schetsen wat we mogen verwachten.
De Archiefwet en de praktijk van alle dag (aflevering 1, Od, 2012)
Moet een overheidsorganisatie alle externe berichten, waaronder ook e-mail, archiveren? En hoe vind je daarbij een balans tussen de formele wetgeving en een manier van werken die werkbaar en haalbaar en dus uitvoerbaar is? In dit eerste artikel van een serie over de gemeentelijke baseline staat de auteur stil bij dit vraagstuk. Hij doet dat met een voorbeeld van een praktijksituatie.
Wat hoort er in een zaakdossier en wat zijn de bronnen? (aflevering 2, Od, 2012)
Het verbinden van documentaire informatievoorziening met zaakgericht werken roept direct een paar vragen op. Wat is zaakgericht werken? Wat is een zaakdossier? En wat hoort erin en waar komt die inhoud vandaan? Het antwoord op die laatste vraag is de kern van deze aflevering in de serie over de gemeentelijke baseline.
Archiefbescheiden, record en document: drie lastige termen (aflevering 3, Od, 2012)
In een digitale wereld werken dingen anders. De vraag doemt op of bestaande en vertrouwde termen nog wel geschikt zijn om het nieuwe verhaal te vertellen. Die vraag staat centraal in deze aflevering van de serie verkenningen rondom de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten.
De informatie voor en in het zaakdossier naar aard en vorm (aflevering 4, Od, 2012)
Welke termen zijn nodig om zowel tekstdocumenten als databasegegevens in samenhang te benoemen en te archiveren? In deze aflevering introduceert de auteur twee nieuwe termen en bespreekt hij de OAIS-standaard, een model uit een internationale standaard voor archiefsystemen, waarin diezelfde samenhang zit.
De levensloop van zaakdossier en inhoud (aflevering 5, Od, 2013)
Wat is de dynamische fase van een dossier, wat de statische fase en welke fase zit daar nog tussen? En wat zit er in elke fase in een dossier? Wat is de levensloop van elk stukje informatie in zo’n dossier? Wat gebeurt er bijvoorbeeld met een gegevensobject in een dossier voordat het eindigt als gearchiveerde informatie? Die vragen staan centraal in deze aflevering in de reeks over de gemeentelijke Baseline.
Aflevering 3 van deze serie eindigde met een eenvoudig processchema voor archivering. Maar niet alle informatie bij een zaak wordt gearchiveerd of direct gearchiveerd. In de vorige aflevering schetste de auteur hoe dat er qua levensloop uit ziet. In deze laatste aflevering vertaalt hij dat naar processtappen voor zowel archivering als dossiervorming.
Naar een mensgerichte overheid ( hoofdstuk in een boek van het Forum Standaardisatie, 2011)
De samenleving verandert en daarmee de houding en de verwachtingen van de burger. De mogelijkheden van informatie- en communicatietechnologie (ict) zijn dominant aanwezig, als algemeen fenomeen in de maatschappij en als nieuwe ruimte voor de mens als individu. De overheid verandert ook, maar loopt achter. Waar moet het naar toe, hoe ziet de toekomst eruit? De auteur schetst een toekomstbeeld van de relatie tussen overheid en burger, uitgaande van wat nu al voor iedereen zichtbaar is.De publicatie bestaat uit een hoofdstuk in het boek 'Interoperabel Nederland' zoals in 2011 gepubliceerd door het Forum Standaardisatie.
Het hoofdstuk bestaat uit drie delen. Het eerste deel gaat over dienstverlening, bureaucratie en hoe het niet moet. Dan volgt met '2030 aan het strand' een bijna sprookjesachtig intermezzo. Waarna het derde en laatste deel gaat over het centraal stellen van de mens.
De boodschap is dat ICT het in principe mogelijk maakt om te automatiseren wat standaard is, om zo als overheid ruimte te creëren voor - waar dat nodig is - op de mens gericht maatwerk.
Midofficefuncties werken vooral in combinatie (Od, 2011)
GEMMA, de GEMeentelijke ModelArchitectuur, benoemt voor de midoffice vier (hoofd)informatiefuncties en één verbindingsfunctie. Invullen van die functies is niet eenvoudig. De software ervoor kost geld, invoeren ervan komt neer op niet te onderschatten projecten en bovendien moeten gemeenten hun processen aanpassen om de functionaliteit van die software goed te gebruiken. Alleen dan wordt de dienstverlening beter en worden werkprocessen efficiënter. Maar wat doen die functies eigenlijk? Waarom heb je ze allemaal nodig en moet je ze zelfs combineren? Daar gaat deze publicatie over.
Hoe toekomstvast is de gemeentelijke midofficearchitectuur? (Informatie, 2011)
Bij het realiseren van de elektronische overheid spelen de gemeenten een voorhoederol. Richtinggevend daarbij is GEMMA, de landelijke referentiearcchitectuur voor gemeenten, met daarin centraal het midofficeconcept. De vraag rijst hoe toekomstvast dit concept is. De auteur geeft daarop een positief antwoord en legt uit waar de ruimte zit om GEMMA door te ontwikkelen.
Midoffice en GEMMA (interview voor DURP magazine, 2010)
Over de positie en betekenis van GEMMA in een tijdschrift over het digitaliseren van ruimtelijke plannen.
Interoperabiliteit en de federatieve overheid (hoofdstuk in een boek van het Forum Standaardisatie, 2008)
Als de overheid haar dienstverlening vraaggerichter en toegankelijker wil organiseren dan is samenwerking en keteninformatisering nodig. Dat vraagt om een federatieve overheid en het oplossen van nieuwe vraagstukken. Het routeren binnen die federatieve overheid van vragen, aanvragen en deelproducten, is zo'n vraagstuk. Evenals de interoperabiliteit tussen processen en systemen, en het herontwerpen van processen. De auteur benoemt de uitdagingen, schetst oplossingsrichtingen en toont zelfs enkele nieuwe procesmodellen.
De publicatie is onderdeel van het boek 'Eerlijk zullen we alles delen' van het Forum Standaardisatie.
De toekomst van de (elektronische) provincies; over lastige ontwikkelingen en kansrijke perspectieven (Informatie, 2007)
Welke toekomst is er weggelegd voor de provincies in een Nederland waar overheden zich omvormen tot de digitale overheid? De ontwikkelingen op dit terrein laten zien dat er goede perspectieven zijn. De publicatie is een richtingaanwijzer naar het pad dat provincies daarin kunnen bewandelen. Daarbij maakt de auteur duidelijk dat nog veel werk moet worden verricht om de kansen die er liggen te benutten.
De publicatie bestaat uit een hoofdstuk in het boek 'Dromen, denken, durven… en toen?' zoals in 2007 gepubliceerd door het bij ICTU ondergebrachte programma e-Provincies.
De gemeentelijke midoffice en het KlantContactCentrum (Informatie, 2007)
De gemeentelijke midofficearchitectuur evolueert en mede door de ANDEZ-aanbestedingstrajecten groeit het aantal implementaties. De auteur schetst het ontstaan van het midofficeconcept, de invulling van een 'dunne' en een 'dikke' midoffice, bijbehorende migratiebewegingen en de relatie met het gemeentelijk KlantContactCentrum.
Gemeenten hebben een e-strategie nodig (Tiem, 2007)
(de titel die de uitgever zelf aan de publicatie gaf, dekt wat minder goed de lading ... , daarom is hier voor de lezer een titel gebruikt die dichter blijft bij het eerdere origineel)
Hoewel de gemeentelijke dienstverlening steeds sterker vanuit ICT wordt ondersteund, ontberen veel gemeenten nog een duidelijke visie op de ontwikkeling van hun e-organisatie. Een doordachte e-strategie zou de basis moeten vormen van de in een programma gebundelde uitvoeringsprojecten. Gemeenten doen er daarom goed aan hun ambities te bepalen: wat wil de organisatie bereiken, hoe moet de nieuwe e-gemeente worden ingericht en hoe organiseer je het verandertraject? EGEM, de overheidsorganisatie die gemeentelijke organisaties ondersteunt op weg naar de eigen e-gemeente, heeft vanuit het architectuurdenken een instrument ontwikkeld voor het formuleren van een e-strategie.Ook schetst de auteur dat men aan architectuurprincipes op strategisch niveau de betekenis kan geven van beleidsuitspraken. Op die manier kan een organisatie architectuur inzetten als een managementinstrument.
Mooie gedachte… of is er meer aan de hand? (Tiem, 2005)
Een overzicht van de stand van zaken in een periode waarin de elektronische overheid zich ontwikkelde van een beperkt programma tot een brede en meer volwassen beweging. Eerder zijn ambities geformuleerd. Organisaties in het publieke domein werden gestimuleerd het elektronische loket te realiseren. Dat sommige bouwstenen daarvoor nog niet beschikbaar waren, werd pas werkendeweg duidelijk. Toch was het stimuleren nuttig. Hier en daar leidde het ook tot resultaten. Maar het dwingende karakter was beperkt. In 2004 is daarin verandering gekomen. Anno 2005 krijgt het thema elektronische overheid zelfs de volle aandacht van de politiek. Zo vroeg de Tweede Kamer zich in de eerste maanden van dit jaar af of Thom de Graaf, de toenmalige verantwoordelijke minister, niet een versnelling hoger moest schakelen.Cursussen WordPerfect voor de provincie Zuid-Holland (Computerij Info, 1991)
Eind 1990 schakelde de provincie Zuid-Holland over naar WordPerfect. De auteur, adviseur automatisering van de dienst Water en Milieu en hoofd van het tekstverwerkingscentrum van deze dienst, vertelt hoe in twee maanden zo'n 175 medewerkers naar een WP-cursus gingen.23 januari 2020
Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft een conceptwetsvoorstel voor een nieuwe Archiefwet gepubliceerd en hierop in een internetconsultatie reacties gevraagd. Ik heb daarop gereageerd met een reactie (reactie op website Parlementaire monitor) (reactie op Overheid.nl). De reactie bestaat uit antwoorden op vier standaardvragen en een uitgebreidere bijlage met in die bijlage de volgende hoofdpunten:
6 september 2016
De weerstand tegen de nieuwe Wet open overheid is gebaseerd op de vrees dat in- en uitvoering ervan moeilijk zal zijn en overheidsorganisaties veel uren en geld gaat kosten. Daarom pleitte bij de behandeling van het wetsvoorstel Woo in de Tweede Kamer zelfs minister Plasterk voor het eerst in kaart brengen van de kosten en andere gevolgen van de Woo. Een onderzoek daarnaar komt er nu alsnog. Minister Blok, die op dit moment Plasterk bij BZK vervangt, heeft daarover een brief gestuurd naar de Tweede Kamer. Zie hier de brief.
Van belang in dit verband is ook de motie die de Tweede Kamer in de context van de Woo aannam over een actieplan voor het verbeteren van de archivering van overheden.
Een en ander betekent een paar dingen:
7 juni 2016
De Tweede Kamer nam op 19 april 2016 het wetsvoorstel voor de Wet open overheid (de Woo) aan, wel op een bijzondere manier, want de minister die de wet zou moeten uitvoeren, Plasterk van de PvdA, ontraadde het wetsvoorstel, terwijl onder andere de PvdA-fractie voor stemde. Sindsdien lag het wetsvoorstel voor behandeling bij de Eerste Kamer. Die besloot gezien alle discusies over onder andere de kosten en de uitvoerbaarheid van de wet tot eerst een expertmeeting. Die werd gehouden op 7 juni 2016 en maakte zichtbaar hoe verdeeld betrokken partijen zijn over het voorstel, niet zozeer met betrekking tot het doel, meer transparantie in een democratische rechtsstaat als Nederland, maar over die kosten en uitvoerbaarheid. Zie verder het dossier van het wetsvoorstel, het schriftelijke verslag van de expertmeeting en het voor relatieve insiders boeiende videoverslag.
14 april 2015
De samenwerking tussen ICTU en het Nationaal Archief bij het uitwerken van het NORA-thema Digitale duurzaamheid is begonnen. Voor mij betekent dat dat ik vanuit mijn NORA-rol nu rechtstreeks praat met de archiefspecialisten en informatiearchitecten van het Nationaal Archief. Zie verder het bijbehorende persbericht.